オフィスに出社しないで、自宅やワーキングスペースなどを使い離れた場所で仕事をするリモートワーク。
出社するのが嫌になったり、うまく仕事時間の調整できなかったりするなどトラブルもあります。
ツールを使用して離れたところでも仕事ができる環境が整っているものの、人間同士のコミュニケーションは対面とは違いうまくできないことも多いようです。
場所の柔軟性が一番メリットになるリモートワークですが、今回はコミュニケーションに関するトラブル原因や対策について詳しくお伝えしていきましょう。
リモートワークのコミュニケーション不足とは？
リモートワークで近年問題視されているのは「コミュニケーション」。メールなどでやりとりしても自分の意図が通じないなど、あらゆる問題が生じます。ではどのような問題があるのかを見ていきましょう。
話しかけるイミングがわからない
リモートワークのコミュニケーションのトラブルで多いのは難しく感じることで、物理的に離れている人だと相手の状況が見えない点です。このため話しかけるタイミングがわからない場合もあるでしょう。
オフィスでとなりのデスクに座っている人なら、手に取るようにその人がやっていることや表情、態度などで会話のきっかけはつかみやすいです。
話しかけるタイミングがわからない環境は、次第とコミュニケーションへの不安になり回数や頻度が減っていく傾向があるでしょう。
弊害について
リモートワークはコミュニケーション不足により、弊害があることも問題視されています。仕事で欠かせないコミュニケーション、それが不足状態になると間違った情報が伝わってしまい仕事のトラブル、ミスなどが増えることが想定できます。
またタイミングのずれにより必要な情報が必要なところに届かないなど、会社生命に影響を与えることもあるでしょう。
リモートワークのコミュニケーションが難しくなるとスタッフ同士での不満が増え、モチベーションの低下により会社全体の生産性が低下してしまいます。
最悪人材が流出してしまい、なかなか従業員が安定しないということも。そのためリモートワークではできるだけ早期にコミュニケーションの現状を把握して問題を改善することが必要ですね。
リモートワークでコミュニケーション不足になる原因
リモートワークでコミュケーション不足になるのは、次のような原因が考えられます。リモートワークが増えている今、そんな働く環境に慣れてきてもコミュニケーションはまだ難しく感じられる人は多いようです。
雑談できない
職場での雑談は人間関係を良好にする大切なカギを握っていますが、リモートワークでは雑談がしにくくなり、心理的な壁を作ってしまいます。
雑談は単なる時間つぶしや暇つぶしではなく、心理的安全性を確保するための時間であり相手を知るチャンスを与えてくれるでしょう。
画面を通じたコミュニケーションは、意識的に対話する時間を作らないと雑談はできません。
ミーティング時間では、そのような心理的リラクゼーションを得ることは不可能です。雑談がもたらす効果として、警戒心を薄め人のつながりを強化することがまずひとつ。
そして職場の場合は仕事の連絡や報告、相談などがしやすい雰囲気作りに一役買ってくれるのも雑談ができる環境があるためです。
リモートワークでは雑談専用のチャットチャンネルもありますが、オフィスにいるようにふとした瞬間などの会話がしにくい環境があるでしょう。
チャットツールだと強制的に雑談しないといけないプレッシャーもありますので、不自然な会話内容になってしまう可能性があります。
五感で感じるコミュニケーションができない
リモートワークのコミュニケーションは、対面でやることをできるだけ取り入れる意識が大事です。
非言語のノンバーブルのコミュニケーションは難しい一面があるでしょう。オフィス勤務なら人の声や表情、うなずき方などを情報として自然と声をかけやすい環境があります。
リモートワークだと聴覚や視覚の制限があるので、ノンバーブル要素を意識する必要があるでしょう。
画面を通じて香りや温度を感じることはできませんので、対面のような人間らしいコミュニケーションは難しいのは当然です。
人間は五感によって相手の気持ちなどを捉える傾向がありますので、リモートワークでは見た目や表情などをより一層意識して自分をアピールする必要もあるでしょう。
テレワークやリモートワークでは会話の代わりとして、メールやチャットがメインになりますので、非言語のコミュニケーションになります。
その際にお互いに受け取るものは対面の時よりも、少なく誤解されやすい状況も生まれるでしょう。必然的にリモートワークでは、コミュニケーションがストレスになることがあります。
セキュリティ強化による原因
リモートワークでコミュニケーション不足を感じるのは、セキュリティ面も関係しています。
たとえば仕事のミーティングで大事な話がある場合、オフィスなら関係者を集めてすぐに対話したり相談したりするのが可能でしょう。
でもオンラインでのミーティングだと、セキュリティはかなり気になるところですよね。個人用と仕事用を分けるなど、みなさん気を使ったコミュニケーション環境があります。
セキュリティソフトを必ず使用し、社外にデータが漏れないよう注意するのは仕方ないこと。
しかしそのために、とっさのコミュニケーションがしにくくなったり、気軽に仕事に関する質疑応答ができなかったりするのは、仕事の遅れだけでなくコミュニケーションの難しさにもつながってしまいます。
社員同士のコミュニケーションは、スムーズな業務に欠かせないもの。他部署とのやりとり、データの共有など、オンラインでもすべて可能になっていますが、最終的にシステムに頼らないといけないため、人同士の信頼関係は薄くなってしまうかもしれません。
タイムラグがある
リモートワークのコミュニケーションの問題は、タイムラグがあることが挙げられます。今話したいから…という瞬間にリモートだと相手とつながるまでに時間を要するでしょう。そのせいで業務の進歩状況が把握しにくいこともあります。
会話はキャッチボールのようにお互いにやりとりするのが理想で、会話のきっかけもその時でないとできない場面がよくあるでしょう。
よく「気軽な会話」という表現がありますが、リモートではタイムラグのために気軽に人と話せない状況はあります。
また対面と違うのはリモートの場合、通信環境により会話のやりとりに若干時間を要することもあり、冗談をいったのにすぐに笑ってもらえない、相手の反応が遅いためにストレス要因になることも。
タイムラグは会話に強引な印象を与え、話の終わりがはっきりしない、ちぐはぐはやりとりになる原因です。
タイムラグのせいでコミュニケーションに疲れを感じやすくなると、自然と人との関りも面倒になるかもしれません。
ツールを使いこなせない
会社それぞれ使うツールは異なると思いますが、チャットツールなどが難しくて使いこなせないこともコミュニケーション不足の原因になります。
そもそもツールでは感情が伝わりにくく、即レスしないといけないプレッシャーがありますよね。
場合によって通知が鳴りやまないなどストレスになったり、うまく操作ができないためツールに不快感を抱いたりすることも。
リアクションや絵文字を間違えて使い冷たい印象を与えてしまったなど、ちょっとしたミスが職場の人間関係をダメにするきっかけになります。
ツールは一部の人には使いやすいかもしれませんが、すべての人が同じレベルで使いこなすとは限りません。
すると自分だけコミュニケーションで取り残された感じとなり、孤独感や疎外感が増え仕事に影響することもあるでしょう。
従来から顔を合わせてコミュニケーションできる環境と、ツールを使う環境をうまくバランスを取りながら業務を進めることも必要なのかもしれません。
対策方法について
リモートワークのコミュニケーション不足は仕事にも影響を与えますので、できるところから意識的に改善が必要です。
対策として、次のポイントを意識しながらコミュニケーションを深めていきましょう。
雑談チャットを増やす
仕事以外の雑談は、人間関係を維持するために職場ではとくに重要です。リモートワークでの孤独感をなくすためにも雑談チャットを使いましょう。
リラックスした会話は相談しやすい環境になりますし、信頼関係が生まれることにもつながります。
チャットする時はできるだけ仕事とは関係のない話題、とりとめのない話題などにすること。
そんな雑談から新しいアイデアが生まれたり、知らない人とのつながりができたりする場合もあります。
決して相手に気にいられようとか楽しませようと気を張る必要はなく、身近な話題だけでいいのです。
季節の話やその日の天気、ニュースの話題など。また個人的な話題も人柄を知るネタになりますので、好きな食べ物やペットや家族の話、趣味の話などもいいですね。
チャットツールは色々ありますので、事前にリサーチして基本操作は知っておくと安心です。またはわからない時は、それをネタにして雑談することもできるのでチャットツールで操作方法を教えてもらうのもいいでしょう。
感謝をアピール
何気ない会話でも「ありがとうございました」「お忙しいところすみません」などちょっとした瞬間に感謝の気持ちを伝えるのはとても大事です。
対面のチャットもありますが、仕事のやりとりはメールやLINEなどで済ませることもあるでしょう。
そんな時に印象よくするためにも感謝の気持ちを伝えたり、自分らしさをアピールしたりすることもいいですね。
業務のやりとりだけではとても冷たい印象を与えがちですが、そこで感謝の気持ちをなにかしらの形で伝えることでより仕事もモチベーションが高くなるでしょう。
短文で気軽なやりとりをするためにも人柄を理解してもらうことが大事です。Webの会議システムで顔が見えても感謝の気持ちをアピールすることは大事なので、笑顔で挨拶するなど少しだけ意識してみてください。
大切なのは感謝のタイミングです。タイムラグが問題になりやすいリモートワークでのコミュニケーションは、不足した気持ちは必ず後でメールするなど忘れずにやっておきましょう。
カメラをオンにして会議する
コミュニケーションは、音声だけでは十分にお互いの気持ちが伝わりませんので会議などの場合はできるだけカメラをオンにしておきましょう。
Web会議は今定番になっており、社内のコミュニケーションをとるためには欠かせませんよね。
相手の表情と反応を見るためにもカメラは大事、リアルな対面に近い状況にして対話するとより安心感もわいてきます。
信頼関係の構築をするためにも、カメラを通じた意思疎通はとてもメリットが多いといえるでしょう。
しかし円滑なコミュニケーションのために、カメラを強制すると疲労感やプライバシーの配慮を心配する声もありますのでチームワークを大切にして判断することが大事です。
社内の人間関係は友達のように気軽にできないことはありますので、カメラの使用は臨機応変に。状況に応じた対処でスムーズな対話をしましょう。
スケジュールは共有する
リモートワークだと他の人がやっていることはわからず、それぞれが孤立した状態になりがちです。
このためコミュニケーションをとる必要性がなくなり、自然とメールで済ませるといったシンプルなやりとりも増えてくるでしょう。
まずお互いにつながっていることを認識するためにも、スケジュールを積極的に共有することが大事です。
他の人がどんなサイクルやスケジュールで動いているか知ると、自分からコンタクトをとりやすくなると考えられるでしょう。
ランチ休憩の時間、休日、退社時間などもお互いに把握していればタイムラグを無くしうまくタイミングをつかめるようになります。
基本的には業務スタイルを改善することも、コミュニケーションの課題を改善するメリットにつながります。
みんなのスケジュールを把握しておくと、より信頼関係やチームワークの強化になりますので、話したいこともいいやすくなるでしょう。
コミュニケーション能力を高めるコツについて
リモートワークに限らず、職場でのコミュニケーションは自分のスキルを高めることも大事なコツになります。
自己啓発しながら、次のポイントを意識してコミュニケーション上手になりましょう。
自己理解すること
人とうまく対話できない時、相手を責めるのではなく自分自身と向き合い改善点を見つけることも大切です。
自己理解を深めることで感情や思考を可視化しましょう。過去の成功体験や失敗体験を思い出し、自分の長所と短所を客観的に考えてみてください。
自己理解はできるようでなかなかできないものです。とくにネガティブな部分は誰でもめをつぶりたくなるので、これからは毎日ジャーナリングなどでその日に感じたことを書き出しておきましょう。
自分だけではわからないところはたくさんありますので、リモートワーク中にフィードバックしてもらうこともメリットです。診断ツールなども活用して、客観的な特性を理解してみてください。
共感しよう
共感力は相手の気持ちや状況を理解するための能力で、対面以外でのコミュニケーションでは大事なポイントです。
孤立したり疎外感を得やすかったりするリモートワークは、周囲の人と壁を作りやすくなりますので、これからはもっと周囲に関心を持ちましょう。
会話はただ聞くだけでなく傾聴することです。言葉を深く理解して相手の考えにも入り込んで理解することです。
たとえ自分と異なる意見でも、一度は受け止めて理解する姿勢が必要でしょう。メールやチャットだけでは表面的なやりとりになってしまいますので、共感力を土台にして相手に寄り添った会話をしてください。
上司や同僚など色々な関係がありますので、意思疎通をしながら信頼関係の向上を目標にしましょう。
自己啓発する
様々自己啓発方法はありますが、他者とのコミュニケーションをスムーズにするためには自発的な行動を起こし知識やスキルを身につけることが大切です。
たとえばセミナーや勉強会はオンラインでも参加できるので、仕事の合間にやってみるのもよいですね。
自己啓発は目的を明確にしてから行うことがコツになるので、コミュニケーションスキル向上のためやキャリアアップなど、自分の進む道を理解しておきましょう。
自己啓発は自分自身を成長させるものです。仕事だけでなくプライベートでも役立つことが色々ありますのでこの機会に挑戦してみてください。
リモートワークで上手にコミュニケーションをとろう！
リモートワークのコミュニケーションは決して簡単ではありませんが、ツールの利用や時間の配分など工夫できることがいくつかあります。
気持ちよく対話することで仕事もより充実するため、リモートワークでも誰かと同じ空間にいるイメージでやってみてください。
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